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转载:月到中秋话OA

 录入时间:2008-9-16 点击数:3582

     我无意中在贵阳市工商局协同办公系统论坛中看到了这篇文章,作者是贵阳市工商局乌当分局的一位同志,他作为一位基层的普通干部职工深度分析了应用OA系统后的全方位的变化,让我不由的佩服这位同志细致的思维和流畅的文笔,同时也让我感到由衷的欣慰,因为我们鹏飞软件公司是贵阳市工商局协同办公系统的项目建设方,我们的客户将我们的产品应用的如此成功,是对我们最大的激励,“说的好不如做的好,产品好不如应用好”,只有我们的客户应用的好,我们的产品才能更好。

下面是转载的这篇文章:

 

月到中秋话OA

 

00七年五月,贵阳市工商系统迎来了一场“前所未有”的革命,传统的办公模式被全新的办公模式所替代,旧有的观念、意识、工作方式亦随之发生了“天翻地覆”的变化。那就是:贵阳市工商局OA办公自动化-绩效管理系统开始启用!

这,是一场飞跃式的变革!

00一年全市工商系统进行机构改革时,有部分干部职工申请退休,如果现在他们有机会“重返旧地”,无论是到局机关还是到基层工商所,他们定会惊诧于眼前所看到的景象:以前的打字机、蜡纸已无踪影;局发文件不用登记,也不用复印装订再逐一分发到各部门,它们从提交——核审——签发——成文——分发到各部门全部在OA系统上流转,而且用时不过几分钟!

一年多以来,全市工商系统通过OA系统逐步实现了公文管理、督察管理、政务信息审核与发布、档案管理、公告管理、上班签到管理、绩效管理、以及会议通知、内部论坛、通讯录等应用,其内容涵盖了政务、事务及行政管理等综合性的行政工作,为工商行政办公效率的提升搭建了一个崭新的办公平台。去年五月OA系统开始启用之初,当时尚有部分人员对这套系统持怀疑态度,此时他们不得不承认OA系统所带来的“革命性”的变化,它不仅完全改变了过去的手工办公方式,而且极大的提高了我们的办公效率!

那么,OA办公自动化-绩效管理系统究竟给我们贵阳工商人办公带来了什么变化呢?

一、办公成本降低。通过应用“OA系统”,可直接进行电子文件的流传和办理,节约不少成本。以前,市局与各分局的大部分公文都是通过邮寄或者是传真接收处理,而分局与各部门之间则是将文件复印后逐一分发,不仅耽搁时间也浪费纸张。推广、应用“OA系统”后,既保证了文件的及时流转处理,又有效地节省了纸张、邮寄费用和电话费,办公成本从人、财、物各个方面都大大降低。

以乌当分局为例,每年的局发文件(包括普通文件和党组文件)约100份,收文合计约400份(指须报领导处理和归档的文件,包括对外收文和对内收文)。全局共有局党总支、办公室、后勤中心、纪检、法规、执法、注册、消协、个私协、人教和六个基层工商所,共计16个部门。收文中有一半需要转各部门办理的,加上局发文件合计有300份,这些文件分发到16个部门就是4800份。这些文件平均每份按照10页计算,就需48000张复印纸。现在通用的是A4复印纸,目前A4复印纸的市场平均价位是200元∕箱(每箱4000张),48000张复印纸需要2400元。试想,仅文件印发这一项,乌当分局一年就节约纸张费用2400元,全市工商系统有20个部门和十个下辖县局、分局,一年下来所节约的纸张、邮寄和电话费用将是一笔不小的数字!

二、工作效率提速。传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力,埋没了人的智慧和潜能,使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作,手工处理的延时和差错,正是现代化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业,无疑是生产力发展的方向。OA对传统办公方式的变革,正是适应了人们的普遍需求,也顺应了技术发展的潮流。

市局党组高度重视办公自动化建设,自二00一年机构改革后年就把此项工作纳入工作日程,由电子商务处负责软件编程、安装、测试运行以及组织学习培训等前期准备工作,经过测试运行,二00七年5月开始,“OA系统”在全市系统内全面实施启动。

如今的贵阳市工商系统一改过去复杂、低效的手工办公方式,工作人员在“OA系统”上能够方便、快捷地共享信息,高效、协同地工作,在政务处理方面实现了迅速、及时的信息采集、提交、核审、领导签批、分发处理等,在事务处理方面实现及时会议通知、代办事项提醒、通讯录等应用,全面促进了效能型机关建设。比如说会议通知,按以往乌当分局一年平均召开各种大小会议30次,办公室每次需通知其他15个部门,一年需要电话通知450次,每次电话耗时1分钟计算,总共需要450分钟。现在通过“OA系统”上的“会议通知”平台,办公室人员不用电话,只需将会议内容输入一次性即可群发到各部门,一年只需通知30次,不仅节约了电话费用,而且节约了时间成本。

通过办公自动化,精简了一些烦琐的步骤,文件流转周期和收发文的周期大大缩短,收文和发文比以前缩短了一半的时间,而且急件当天即可办结,保证了政令畅通。截至八月二十八日,通过“OA系统”,市局共发布“绩效目标工作任务安排”304项,“会议通知 通报 事务公告”41项,各类文件420份,信息、简报、调研3476期(包括十个县局、分局。其中信息2017期,简报1162期,调研297期)。

推行办公自动化,进一步减少了相应工作程序,使原来传统的邮寄方式的纸质文件改变为现在的电子传递,实现了准确、及时、快捷的文件传输,保证了文件流转和各种信息发布的时效性,起到了转变工作作风、提高工作效率的积极作用,同时也有力地推进了信息化管理水平。

三、信息交流共享。办公自动化不仅提高了个人的办公效率,更重要的是可以实现群体协同工作,进一步实现了信息交流和工作的协调与合作。目前,全市系统在“OA系统”通过短信平台、电子邮件、工作论坛等进行交流信息,实现了群体的互相沟通、合作,通过日常办公中的会议通知、工作通报、督察通报、邮件提醒、待办事宜提醒等,促进了个人与部门、单位与单位之间的上传下达和工作上的有效沟通。

四、绩效管理运用。“OA系统”很为重要的是引入了绩效管理系统,运用电子系统自动对个人和部门进行工作考核,这一全新的工作考核方式提高了干部职工的工作责任心、积极性。在这里,部门没有按时限提交总结回复的将被扣分,个人没有及时处理待办事宜的亦会被“毫不留情”的自动扣分,这就排除了人为因素,使得考核更加公平、公正、合理。

五、办公理念更新。办公自动化的程度是衡量现代化管理的标准。经过一年多“OA系统”的推广、应用, “OA系统”的利用率和应用水平逐步提高,全市工商人员网络操作的技能明显增强,现代化办公意识已深入人心。

现在,对贵阳工商人来说,办公自动化的应用已经成一种习惯。每天上班,工作人员第一件事就是打开电脑进入“OA系统”,根据局网管授予的不同权限,在各自的职责范围内处理各种代办公文、代办事项,以前那种“一杯茶,一只烟,一张报纸混半天”的现象已看不到了。在“OA系统”里,内部文件已全部纳入办公自动化流程中进行流转,办理公文的各个环节,都在“OA系统”的流程中迅速完成,各类信息、简报,调研都能让全市工商系统的每位干部职工在最快时间内看到;大家通过“文档管理”工作模块通过“分类查询”或“综合查询”输入相关字词便可方便快捷的查询到有关文件……

办公自动化建设是一项全新的工作,我们应该看到,推行OA,不仅是办公手段的改善,更重要的是带来学习意识和工作观念的进步,它要求贵阳市工商系统的每个工商人确立全新的工作理念,勇于突破传统观念和工作方式的束缚,积极接受新知识,树立新观念,在认真学习工商法律法规的基础上,积极学习计算机和网络技术等现代科技知识,不断提高自身的综合素质,努力适应依法行政、严格把关、服务经济、促进发展的工作需要。

 

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